In letzter Zeit bin ich immer häufiger auf neue Tools und Tipps gestoßen, die meine Produktivität steigern und mir dabei helfen sollen, mehr Klarheit zu haben. Gefühlt türmt sich bei mir seit Jahren immer mehr auf dem Schreibtisch auf, es werden immer mehr E-Mails und sogenannte „Prioritäten“. Dabei kann man rein logisch betrachtet egtl. zu jeder Zeit nur eine einzige Priorität haben: eine einzige Sache, auf die man seinen ganzen Fokus richtet.
Dass es „multitasking“ nicht wirklich gibt (selbst Computer arbeiten sequenziell), wissen wir ja schon, doch bleibt immer noch die Frage, wie ich mich immer wieder auf`s Neue organisiere, welchen Aufgaben gebe ich den Vorrang, welche kann ich guten Gewissens außen vor lassen? Ich habe hier lose ein paar Punkte aufgelistet, die mir regelmäßig dabei helfen, meine Zeit bzw. mich selbst besser zu managen.
Pareto: 80/20-Regel
Ich gehe hier nicht im Detail auf Vilfredo Pareto ein, finde aber seine Erkenntnise nach wie vor sehr hilfreich. 80% des Outputs stammen von ca. 20% an Input, 20% der Kund:innen sorgen für 80% des Umsatzes, 20% meiner erledigten Aufgaben, sorgen für 80% des Erfolgs. Wenn ich alleine das beherzige und mich immer auf die wichtigsten 20% fokussiere, die ich erledigen kann, dann habe ich schon sehr viel erreicht!
Es ist also wichtig, sich in Sachen „getting things done“ erst einmal auf die wichtigsten 20% zu konzentrieren, die den größten Unterschied machen, und sich nicht mit unwesentlichen Aufgaben zu befassen, welche viel Energie kosten, aber kaum etwas zum Ergebnis beitragen.
Schreibe alle wichtigen Aufgaben auf!
Ich habe es mir angewöhnt, wirklich alle Aufgaben, die ich also solche identifiziere, aufzuschreiben. Natürlich schaffe auch ich nicht, wirklich alle Aufgaben aufzuschreiben – aber bei den meisten wesentlichen schaffe ich es immer besser. Im nächsten Schritt müsste man zunächst einmal überprüfen, ob ich diese Aufgaben selber erledigen muss, delegieren kann, automatisieren kann oder auch komplett ad acta lege.
Eng daran geknüpft ist auch die „Eisenhower Matrix“, die u.a. auch von Stephen Covey in seinen „7 Habits“ aufgegriffen wurde. Allerdings sollte man sich regelmäßig überlegen, welche Aufgaben auf der „todo-Liste“ wirklich wichtig sind und wie ich die Aufgaben am besten kategorisieren kann: Geht es z.B. um eine längeres Projekt oder um eine einfache Aufgabe, die ich einmal erledige und dann wieder vergessen kann. Oder handelt es sich um ein wiederkehrendes Thema, welches ich strukturell lösen muss?
Fokus auf die Top3
Wenn ich dann die wichtigsten Aufgaben auf meiner Liste habe, dann priorisiere ich sie und arbeite morgens an den maximal drei wichtigsten Aufgaben, die den größten Unterschied machen. Am besten weiß man am Vorabend schon, was am folgenden Morgen an allererster Stelle bearbeitet werden sollte.
Brian Tracy hat das in „Eat the Frog“ gut beschrieben: Arbeite an der schwierigsten und wichtigsten Aufgabe zuallererst und tu nichts anderes, bevor diese Aufgabe erledigt ist. Bei komplexen Problemen hilft es, kleinere Teilaufgaben zu definieren, an denen man zunächst arbeiten kann, und deren Erledigung man auf täglicher Basis schaffen kann.
Time Blocking
Aus Büchern wie „Deep Work“ von Cal Newport habe ich von dem Konzept des „time blocking“ gelesen: Um die wichtigste(n) Aufgabe(n) zu erledigen, wird eine Zeit von z.B. 2 Stunden geblockt, während dieser man fokussiert arbeitet. Am besten schaltet man alle Störquellen ab, schaltet das Smartphone auf lautlos und wird auch von keinen eingehenden E-Mails abgelenkt. Ich habe in diesem Zusammenhang mit Microsoft Viva gute Erfahrungen gemacht, wodurch ich stets „Focus Time“ in meinen Kalender eintrage.
Regelmäßige Pausen
Um die Produktivität steigern zu können, sind ganz gegen die Intuition auch Pausen sehr wichtig! Man kann keinesfalls stundenlang effektiv und effizient arbeiten. Es hilft ungemein, hin und wieder vom Arbeitsplatz aufzustehen, den Fokus auf etwas anderes zu richtigen, um dann wieder zur Arbeit zurückzukehren.
Manche schwören dabei auf die „Pomodoro-Technik“, bei der man z.B. 25 min fokussiert arbeitet und dann 5 min Pause macht. Für mich hat diese Zeitmanagement-Methode nicht so gut funktioniert wie andere (einen tollen Fachartikel dazu findet sich z.B. hier), wobei ich versuche, mind. alle zwei Stunden eine kurze Pause einzulegen.
Treibe Sport und arbeite an Deiner Fitness
Einer der wichtigsten Punkte für mehr Produktivität in meinem Beruf war regelmäßiges Fitness-Training. Dabei sind schon zwei bis drei Einheiten à 30 Minuten deutlich besser als gar keine Bewegung. Da ich seit einigen Jahren aktiver Triathlet bin, habe ich mir fast in jeder Woche 3-5 time slots blockiert, um Schwimmen, Laufen oder Radfahren zu gehen. In den Wochen vor den Wettkämpfen waren es teilweise sogar deutlich mehr Sporteinheiten.
Ich bin mir ziemlich sicher, dass ich meine Arbeitsproduktivität durch mein Triathlontraining massiv steigern konnte – nicht zuletzt auch, da man in beiden Bereichen ständig an seinen Zielen arbeiten muss, sie neu definiert bzw. auch hinterfragen muss, warum sie ggf. nicht erreicht wurden.
Delegieren lernen
Bei vielen Menschen ist es so, dass sie immer mehr Aufgaben identifizieren und gefühlt immer mehr zu tun haben. Wie soll man das in 24 Stunden überhaupt noch schaffen? Wenn man am Abend mehr Punkte auf der todo-Liste hat als am Morgen, dann läuft etwas schief. Spätestens dann sollte man lernen zu delegieren.
Wichtige Entscheidungen kann man als Unternehmer:in dabei nicht oder auch gar nicht delegieren, aber dann gibt es andere Dinge, die man delegieren sollte. Dazu gehören vor allem Aufgaben, die man selbst aufgrund fehlender Fähigkeiten kaum oder nur schwer erledigen kann. Beispiele sind etwa die Steuererklärung / Buchhaltung oder auch das Erstellen von Texten für die eigene Website.
Prozesse dokumentieren und verbessern
Wenn man ein paar Mitarbeiter:innen im Team hat, dann ist spätestens der Punkt erreicht, an dem man an seinen Prozessen arbeiten sollte. Und Prozesse gibt es übrigens immer – man sollte sich dieser zunächst einmal bewusst werden, um die verschiedenen Arbeitsschritte zu hinterfragen und ggf. optimieren zu können.
Automatisierung
Sobald ich erkannt habe, dass es immer wiederkehrende Aufgaben gibt, kann ich auch automatisieren. Das kann alleine schon der Einsatz eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM-System) sein, welches das Einsammeln von Kontaktdaten über ein Webformular erleichtert.
Plane Deinen Tag, Deine Woche, Dein Leben?
Schließlich arbeitet man auch deutlich produktiver, wenn man einem Plan folgt. Sicherlich kann man nicht alles bis ins Kleinste planen und sollte auch ein paar Freiräume lassen für Eventualitäten. Vielleicht sind es ja „two big rocks“, die Du in der kommenden Woche erledigen möchtest? Welche Lebensziele willst Du wann genau erreicht haben, und wie kannst Du durch „reverse engineering“ zu wichtigen kleinen Meilensteinen kommen, an welchen Du täglich arbeiten kannst?
Vielleicht helfen Dir diese zehn Schritte für mehr Produktivität ein wenig. Ich würde mich jedenfalls sehr über Kommentare und weitere Anregungen freuen!